“Ik heb geen tijd” is misschien wel het meest voorkomende, maar het minst houtsnijdende argument om iets niet te doen. Iedereen heeft even veel tijd. Wat wel verschil maakt: prioriteit geven én het nuttig besteden van uw tijd.
Planning en organisatie
- Zorg voor een opgeruimd bureau.
- Ontwikkel tijdsbesef (en verspil geen tijd).
- Maak elke dag een lijst van werkzaamheden.
- Gebruik één agenda voor zakelijke en privé-afspraken.
- Delegeer zoveel mogelijk.
- Doe geen werk van anderen.
- Wees assertief.
- Maak realistische tijdschema’s.
- Zorg dat u ongestoord kunt werken.
- Houd rekening met uw eigen bioritme: wanneer bent u het beste in wat?
Omgaan met onderbrekingen
- Vraag altijd direct waarvoor iemand komt.
- Sta op als iemand binnenkomt.
- Wees zuinig met tijd en vriendelijk met mensen.
- Stel een later tijdstip voor als het u niet gelegen komt.
- Ga naar de ander toe zodat uzelf de tijd kunt bepalen.
- Ga op de rand van uw bureau zitten.
- Bewaar de gezellige babbel voor uw vrije tijd.
Vergaderingen
- Houd ook rekening met de tijd van anderen.
- Zorg bij vergaderingen voor doelstellingen, agenda’s en houd u aan de tijd.
- Sta geen onderbrekingen toe.
Telefoongesprekken
- Laat zo mogelijk iemand anders uw gesprekken aannemen en vragen of u terug kunt bellen.
- Werk telefoongesprekken bloksgewijs af.
- Noteer vooraf gesprekspunten en kom meteen ter zake.
- Houd de tijd constant in de gaten en klok zonodig uw telefoongesprekken.
- Laat u niet steeds storen door e-mails.
- Kijk één of twee keer per dag naar uw elektronische postbus.
- Werk bijvoorbeeld off-line, zodat u alles kunt afwerken maar niet wordt gestoord.
Persoonlijk tijdsbeheer
- Werk de taken van uw lijst één voor één af.
- Maak een dagindeling.
- Laat uw secretaresse of iemand anders de post sorteren.
- Werk ieder document ineens af want van uitstel komt afstel.
- Maak optimaal gebruik van ‘verloren uurtjes’.
- Hang een grote klok duidelijk in het zicht van iedereen.
En dan nog dit…
- Zorg voor voldoende slaap. Een goede nachtrust bevordert uw persoonlijke effectiviteit.
- Vergeet niet u zelf te belonen als u hebt gedaan wat was gepland.
- Arjan Dokman: Organize yourself – structuur in werk wonen en informatie.