Tijdsbesparing

Planning en organisatie

• Zorg voor een opgeruimd bureau.
• Ontwikkel tijdsbesef (en verspil geen tijd).
• Maak elke dag een lijst van werkzaamheden.
• Gebruik één agenda voor zakelijke en privé-afspraken.
• Delegeer zoveel mogelijk.
• Doe geen werk van anderen.
• Wees assertief.
• Maak realistische tijdschema’s.
• Zorg dat u ongestoord kunt werken.
• Houd rekening met uw eigen bioritme: wanneer bent u het beste in wat?

Omgaan met onderbrekingen

• Vraag altijd direct waarvoor iemand komt.
• Sta op als iemand binnenkomt.
• Wees zuinig met tijd en vriendelijk met mensen.
• Stel een later tijdstip voor als het u niet gelegen komt.
• Ga naar de ander toe zodat uzelf de tijd kunt bepalen.
• Ga op de rand van uw bureau zitten.
• Bewaar de gezellige babbel voor uw vrije tijd.

Vergaderingen

• Houd ook rekening met de tijd van anderen.
• Zorg bij vergaderingen voor doelstellingen, agenda’s en houd u aan de tijd.
• Sta geen onderbrekingen toe.

Telefoongesprekken

• Laat zo mogelijk iemand anders uw gesprekken aannemen en vragen of u terug kunt bellen.
• Werk telefoongesprekken bloksgewijs af.
• Noteer vooraf gesprekspunten en kom meteen ter zake.
• Houd de tijd constant in de gaten en klok zonodig uw telefoongesprekken.

E-mail

• Laat u niet steeds storen door e-mails.
• Kijk één of twee keer per dag naar uw elektronische postbus.
• Werk bijvoorbeeld off-line, zodat u alles kunt afwerken maar niet wordt gestoord.

Persoonlijk tijdsbeheer

• Werk de taken van uw lijst één voor één af.
• Maak een dagindeling.
• Laat uw secretaresse of iemand anders de post sorteren.
• Werk ieder document ineens af want van uitstel komt afstel.
• Maak optimaal gebruik van ‘verloren uurtjes’.
• Hang een grote klok duidelijk in het zicht van iedereen.

En dan nog dit…

• Zorg voor voldoende slaap. Een goede nachtrust bevordert uw persoonlijke effectiviteit.
• Vergeet niet u zelf te belonen als u hebt gedaan wat was gepland.

• Arjan Dokman: Organize yourself – structuur in werk wonen en informatie.