Stelling: In organisaties wordt meer tijd besteed aan schrijven dan aan lezen. Sommige schrijvers willen zóveel gedachten en nuances kwijt, dat ze aan het spreekwoordelijke ene A4-tje niet meer genoeg hebben. Lange documenten worden sneller terzijde gelegd. En dan komt zelfs de hoofdboodschap niet over – laat staan de nuances. Schrijvers van nieuwsberichten weten wel beter: lezers worden allereerst geboeid door de nieuw(s)waarde en dan door: vormgeving, tekstopbouw en schrijfstijl. Spelling en grammatica doen er vooral toe wanneer ze niet juist worden toegepast.
Voorbereiden
Wanneer u meer tijd besteedt aan de voorbereiding, zal het schrijven daarna veel vlotter verlopen en krijgt u een betere kwaliteit.
- Bepaal het thema.
- Bepaal voor wie u schrijft.
- Schat in hoeveel tijd de lezer zal nemen.
- Bepaal de nieuwswaarde voor de lezer.
- Verzamel informatie: hoofdzaken, bijzaken, meningen, ervaringen, feiten, citaten, verwijzingen (internet of intranet).
- Gebruik hulpmiddelen: gele briefjes, mindmapping.
- Selecteer: durf weg te gooien!
Vormgeven
- Maak de tekstopbouw duidelijk zichtbaar.
- Houd het eenvoudig.
- Werk met minsten twee kopjes op een pagina (niet beginnen met voorzetsel).
- Gebruik cursief om tekstdelen te benadrukken.
- Voeg figuren, tabellen, kaders en illustraties toe.
- Gebruik geen kapitaalwoorden of onderstrepingen.
Tekstopbouw
- Begin met het belangrijkste (nieuws), werk dat uit en zorg voor een ‘uitsmijter’.
- Gebruik maximaal drie niveaus.
- Gebruik ook opsommingen.
Schrijfstijl
- Schrijf over mensen, zaken en feiten.
- Laat mensen iets doen in uw teksten (bedrijvende vorm).
- Schrijf zoals u praat, en dan net iets formeler.
- Gebruik korte alinea’s en zinnen.
- Gebruik geen moeilijke woorden.
- Vermoord uw ‘lievelingen’ (woorden of uitdrukkingen die u graag gebruikt).
- Vermijd herhaling van dezelfde woorden.
- Kies een wisselende zinsopbouw, stel bijvoorbeeld eens een vraag.
Spelling en interpunctie
Voor de feitelijke informatieoverdracht zijn de bovenstaande punten veel belangrijker dan een juist toegepaste spelling en grammatica. Toch kunnen ‘fauten aflijden’ en geeft u een slecht visitekaartje weg.
- Gebruik een (on line) woordenboek wanneer u twijfelt.
- Wees terughoudend met het gebruik van meerdere komma’s in een zin.
- Gebruik ‘:’ en ‘;’ om het leesgemak te verbeteren.
Afronden
Blijf niet steeds aanpassen: die inspanning van u haalt de lezer er niet meer uit. Doe in ieder geval het volgende:
- Als er nog tijd is: laat de tekst een dag liggen.
- Schrap alsnog overbodige onderdelen.
- Controleer de spelling.
- Dateer uw document.
- Laat het aan een ander lezen.
- Peter Nederhoed, Helder rapporteren: een handleiding van het schrijven van rapporten, scripties, nota’s en artikelen, Bohn Stafleu Van Loghum.
- Rudolph Flesh, Helder schrijven, spreken, denken. Stap voor stap naar betere communicatie, Van Loghum Slaterus.
- Jan Renkema, Schrijfwijzer, SDU.
- Stijlboeken van o.a. de Volkskrant, Trouw en NRC Handelsblad.
- Websites: On-line woordenboek, Onze Taal, Online teksten, Taaladvies.net, Mijnwoordenboek.