Presenteren

Doelstelling

• Wat wilt u met uw presentatie bereiken?
• Wat wilt u de deelnemers in ieder geval meegeven?
• Is een presentatie wel de juiste vorm?
• Bent u wel de aangewezen persoon?

Doelgroep

• Wie zijn de toehoorders? Wat speelt er in hun omgeving?
• Wat verwachten ze van u?
• Wat is hun niveau en voorkennis?
• Is het een homogene groep of moet u verschillende groepen ‘bedienen’?
• Delen ze het probleem dat u naar voren brengt, of moet u ze daar nog van overtuigen?

Betoog

• Hoeveel tijd heeft u beschikbaar? De presentatie vraagt bijna altijd meer tijd dan u van te voren dacht.
• Welk deel van de beschikbare tijd besteedt u aan het beantwoorden van vragen?
• Scherp uw doelstelling zonodig aan. Liever te kort dan te lang.
• Kies enkele (maximaal 5) hoofdonderwerpen.
• Vragen tussendoor of achteraf? Maak dat straks ook uw publiek duidelijk.
• Maak de inleiding niet te lang, kom snel ter zake.
• Zorg voor een samenvatting of uitsmijter aan het einde.
• Maak een mindmap om de presentatie voor te bereiden (laat u niet meteen afleiden door de layout en de techniek van PowerPoint).

Interactiviteit

• Interactie met het publiek is bij kleine groepen eenvoudiger, maar ook bij grotere groepen zijn er mogelijkheden.
• Stel een vraag of poneer een stelling en laat het publiek reageren met handopsteking of stemkaarten (eerst ‘ja’, dan ‘nee’).
• Geef een kleine opdracht. Vraag het publiek die met de buurman/vrouw te bespreken en vraag daarna reacties.
• Gebruik een flipover om tijdens het betoog iets te noteren of te tekenen. Gebruik bij tekst een zwarte of blauwe stift en schrijf in hoofdletters.
• Gebruik de vragende vorm: “Hoe hebben we dit aangepakt?” “Wat is nu het probleem?” Kan ook bij titels van dia’s in PowerPoint.

Beeld en geluid

• Neem een (vreemd) voorwerp mee, leg dat zichtbaar neer, wek op die manier vragen op en licht dit (bijvoorbeeld) pas aan het einde van uw presentatie toe.
• Gebruik illustraties, foto’s en filmpjes (YouTube) bij uw presentatie.
• Ga na of uw PowerPoint wilt gebruiken. Dat werkt vaak uitstekend als ondersteuning bij uw betoog. Maar soms is zonder beter, ook al vraagt dat wat durf?
• Heeft u een groot (mega)scherm tot uw beschikking of een kleiner scherm? Dat kan nogal wat uitmaken voor het zichtbaar maken van details.
• Maak ‘live’ uitstapjes naar internet.

Duo-presentatie

• Een presentatie met twee personen kan voor het publiek heel levendig zijn.
• Zorg dat u goed op elkaar bent ingespeeld.
• Voorkom snelle afwisselingen volgens een vast patroon. Uw publiek krijgt dan het gevoel naar een tenniswedstrijd te kijken.

Voorbereiding

• Oefen de presentatie enkele keren. Zorg dat u grote delen uit het hoofd kunt doen.
• De opening moet u zeker uit uw hoofd kunnen doen, al was het alleen maar om lekker op gang te komen.
• Meet de tijd. Let op: in werkelijkheid duurt het altijd nog weer langer.
• Gebruik trefwoorden, kaartjes of een PowerPoint-presentatie als geheugensteuntje.
• Zorg dat het publiek de hoofdlijn van het betoog kan blijven vasthouden. Nummer bijvoorbeeld in PowerPoint de onderwerpen of laat het overzichtje steeds weer even terugkomen.
• Presenteer (ingewikkelde) plaatjes of schema’s niet in één keer, maar bouw ze langzaam op (flipover of PowerPoint).

Uw podium

• Een grote ruimte met een groot publiek vraagt uiteraard om een andere voorbereiding dan een kleine ‘setting’.
• Controleer vooraf de voorzieningen als microfoon en presentatiemogelijkheden (beeld en geluid).
• Aarzel niet om de ‘setting’ wat aan te (laten) passen. Schuif die plantenbak weg als deze volgens u in de weg staat.
• Met een mobiele microfoon (beugeltje aan uw hoofd of vastgeklemd op kleding) kunt u vrij bewegen.
• Met een (extra) loopmicrofoon kunt u ook het publiek voor iedereen hoorbaar aan het woord laten.
• Zorg voor een goede uitlichting: men moet uw gezicht goed kunnen zien en een projectiescherm moet niet door lampen worden verlicht.
• Gebruikt u internet? Ga na of de verbinding werkt. Voor alle zekerheid: filmpjes vooraf downloaden (YouTube downloader).
• Zorg dat u de tijd kunt zien zonder steeds op uw horloge te moeten kijken.

Plankenkoorts

• Zorg dat u op tijd bent en alvast kunt wennen aan de ruimte en de omgeving.
• Vertrouw op uw voorbereiding. U merkt uw eigen zenuwen vaak meer dan wat voor anderen zichtbaar is. Vraag maar na!
• Goed is genoeg, perfect is niet nodig. Probeer niet meteen al deze tips toe te passen.

Daar gaat-ie

• Praat rustig en met afwisseling in toon en zinsopbouw.
• Vermijd stopwoordjes. Vraag vooraf bij een collega eens na of u die hebt.
• Kijk het publiek aan verleg uw blik naar alle richtingen van de zaal.
• Let op non-verbale signalen: blijft men u volgen?
• Houd de tijd in de gaten, maak zonodig een ‘versnelling’ en deel dat eventueel mee aan uw publiek.
• Blijf bij uzelf, maar zoek wel de grenzen op in wat u met uw publiek kunt doen.
• Maak duidelijk hoe men na afloop contact met u kan opnemen.
• Laat een eventuele PowerPoint-presentatie niet achter op een laptop of PC die niet van u is.

Na afloop

• Stel de presentatie ook digitaal beschikbaar, bijvoorbeeld in de vorm van een niet als presentatie te kopiëren pdf-bestand.
• Vraag feedback en maak daarvan notities voor een volgende keer.
• Ga na of uw doelstelling is bereikt.
• Ga na of de presentatie goed is verlopen.
• Analyseer uw successen en probeer deze te verbreden.
• Onderzoek uw ontwikkelpunten, kies de belangrijkste en neem die een volgende keer mee.
• En ‘last but not least’: blijf ook kijken hoe anderen het doen.