PowerPoint

De diavoorstelling

• Ga altijd na hoe uw diavoorstelling er geprojecteerd uitziet. Gebruik het standaardsjabloon van uw organisatie.
• Maak gebruik van de standaardlettergroottes, verklein ze dus niet te veel. Dan krijgt u automatisch ook niet te veel tekst op een dia.
• Speciale en steeds wisselende overgangseffecten (met geluid…) van de ene dia naar de andere zijn ergernis nummer één bij toehoorders. Gebruik alleen een vloeiende overgang.
• Maak de structuur van uw presentatie duidelijk d.m.v. layout en/of cijfers. Met de optie “Aangepaste diavoorstelling” kunt u delen van uw presentatie bundelen en ze op een overzichtsdia d.m.v. een hyperlink tevoorschijn roepen. Klik wel de optie “Weergeven en terugkeren” aan. Let op: bij het gebruik van een afstandbediening kunt u meestal geen hyperlinks aanklikken.
• Liever te weinig dia’s dan te veel.
• Liever veel beelden waar u het verhaal bij vertelt, dan tekst die u later opleest.

De dia’s

• De meest voorkomende fout: lappen met tekst, soms zelfs complete volzinnen die worden opgelezen. Beperk de tekst tot 5-8 regels en gebruik alleen trefwoorden.
• Houd het sober. Geen spetterende beelden, animaties, kleuren en geluiden.
• Laat opsompunten alleen één voor één verschijnen (animaties) wanneer u bij elk punt langer wilt blijven stilstaan. Gebruik bij voorkeur maar één niveau van opsommingen.
• Bouw ingewikkelde schema’s op met animaties. Bedenk wel dat animaties vaak hinderlijk zijn bij het terugbladeren.
• Gebruik kleur waar dat verduidelijkt. Denk wel aan het volgende: 10% van de mannen is in meer of mindere mate kleurenblind; meestal kunnen rood en groen niet goed worden onderscheiden.

De techniek

• Let op: presentaties in nieuwe versies van PowerPoint (met bestandsextensie .PPTX) kunnen niet worden gebruikt in de oudere versies van het programma (met bestandsextensie .PPT). U kunt een nieuwere versie opslaan als een oudere versie. Zorg dat u beide versie beschikbaar hebt.
• Om de presentatie te starten kunt u onderaan het scherm het (piep)kleine icoontje van de diavoorstelling aanklikken. De functietoets F5 is wel zo gemakkelijk. En met Shift-F5 start u vanaf de huidige dia.
• Tijdens de presentatie maakt u het scherm in één keer zwart of wit met de .-toets respectievelijk de ,-toets. Opnieuw indrukken en de dia is weer zichtbaar.
• Zorg dat u de presentatie zelf kunt bedienen met een muis of afstandsbediening. Niets is vervelender voor het publiek dan steeds de aanwijzing “volgende dia” te horen.
• Wanneer u internet gebruikt, ga dan na of dit beschikbaar is. U kunt YouTube-filmpjes ook vooraf downloaden met de YouTube downloader; dat geeft meer zekerheid.
• Voor flimpjes zijn soms programma’s nodig die nog niet op de beschikbare computer staan. Neem eventueel te installeren programma’s mee.

Klaar voor de start?

• Houd rekening met technische tegenslag: vraag van te voren na welke apparatuur beschikbaar is, probeer de presentatie vooraf uit, zet een eventuele schermbeveiliging uit.
• Houd afdrukken achter de hand voor het geval de techniek u in de steek laat.
• Oefen met vooruit en achteruit bladeren. Achteruit gaat meestal alleen met de PageUp-toets en niet met één muisklik.

Uw publiek

• Maak vooraf afdrukken voor het publiek, het liefst met meerdere dia’s per pagina en ruimte voor het maken van aantekeningen.
• Deel die afdrukken vooraf uit. Sommige dia’s kunt u ook weglaten op de afdruk (zoals het antwoord op een vraag die u gaat stellen).
• Kijk naar het publiek, niet naar het projectiescherm. Zorg dat u zicht hebt op een beeldscherm dat voor u staat, richting het publiek.
• Laat het licht (deels) aan, zodat u zelf zichtbaar blijft.
• Lees de dia’s niet voor.
• Klik niet zo snel door van de ene dia naar de andere dat het niet meer te volgen is.

Een laatste tip: probeer het eens zonder PowerPoint ;-)