Get organized

1. Relativeer

Bedenk dat goed georganiseerd zijn ook ontzettend saai kan zijn. Sommige mensen houden van chaos hebben juist wanorde nodig. Organiseer niet meer dan nodig is om prettig en effectief te kunnen functioneren.

• “Alleen de ontmoetingen die niet in onze agenda staan zullen ons leven veranderen.” Martin Simek
• “You’ve got to think about big things while you’re doing small things so that all small things go in the right direction.” Alvin Toffler
• “Het bezig zijn zonder plan mislukt bijna altijd. Het actievoeren met een plan is noodzakelijk. Je moet een plan hebben om te handelen. En dan zie je dat datgene wat je hebt voorgesteld nooit zo uitkomt als het volgens het plan bedoeld was. Het plan is altijd een aanzet tot handelen, maar al handelend veroorzaak je andere resultaten. Er zijn zoveel resultaten die anders zijn en die je niet met het woord mislukking kunt beschrijven.” Henk Hofland, VPRO-radio, 25 augustus 2002.

2. Kies

• Dingen niet doen, levert veel meer tijd op dan tijd besparen bij het uitvoeren van taken.
• Kies en formuleer jaarlijkse doelstellingen: persoonlijk en zakelijk.
• Stel prioriteiten op basis van die doelstellingen.
• Leer ‘nee’ zeggen of wees assertief wanneer anderen uw prioriteiten willen doorkruisen.

 3. Orden

• Benoem de belangrijkste resultaatgebieden in uw werk en ontwikkeling.
• Herbenoem deze net zolang totdat u daarin vrijwel alle zaken eenduidig kunt onderbrengen (dus weinig twijfels over waar wat thuis hoort).
• Laat die ordening overal terugkomen: in uw papieren archief, uw digitale archief, uw ordening van e-mails en uw boekenkast.

4. Overzie

• Maak een overzicht van alle belangrijke resultaatgebieden, bijvoorbeeld in een mindmap.
• Verberg details wanneer ze niet (meer) nodig zijn. Neem in de mindmap uw jaardoelstellingen op.
• Geef aan wanneer zaken zijn gerealiseerd.
• Maak onderscheid tussen ‘going concern’, innovatie en eigen ontwikkeling.
• Zorg ervoor dat u de mindmap altijd bij u hebt. Maak hierop aantekeningen voor nieuwe taken of ideeën.
• Werk de mindmap enkele keren per maand bij.
• Maak aan het begin van het jaar een geheel nieuwe mindmap.

5. Plan

• Bepaal per week welke taken u wilt uitvoeren.
• Markeer of noteer deze op uw mindmap.
• Maak aan het begin van de dag een To Do lijstje (er zijn handige bloks voor).
• Noteer nieuwe acties op deze To Do lijst (niet op losse briefjes) of op uw mindmap.
• Noteer eventueel acties op het To Do lijstje van de volgende dag.
• Doe eerst dat wat u niet leuk vindt, maar wat wel belangrijk is.
• Doe eerst dát waar een ander weer mee verder moet.
• Organiseer klusjes van 5-10 minuten niet, maar voer ze meteen uit.
• Gebruik uw ‘prime time’ voor belangrijke en/of ingewikkelde zaken.
• Opruimen kunt u ook wanneer u moe bent.
• Geef uw secretariaat toegang tot uw e-mail en markeer e-mails die u – met bijlage – graag afgedrukt wilt hebben.
• Lees stukken wanneer u er de tijd voor heeft (bijvoorbeeld in de trein) of plan daar tijd voor in.

6. Walk

• Loop eens per dag een rondje door uw organisatie.
• Zorg dat u gezien wordt. Spreek collega’s aan waarvan u nog iets moet weten. U zult verstelt staan hoeveel tijd u krijgt van iemand die in zijn volle agenda steeds geen tijd voor u heeft – of die maar steeds niet reageert op uw mails.
• Bedenk dat ‘even informeel aanspreken’ ook veel minder bedreigend is dan een formele en geplande afspraak waar iedereen ‘er eens even goed voor gaat zitten’.
• Merk ook op hoe vaak mensen u aanspreken voor zaken waar u zelf nog niet aan had gedacht.

7. Noteer

• Bepaal voor elke bespreking (hoe klein dan ook) het doel.
• Noteer doel en besprekingspunten vooraf.
• Gebruik één collegeblok dat u overal mee naar toe neemt.
• Maak op elk vel een indeling in drie kolommen: links voor structuur, midden voor de feitelijke notities, recht voor acties van u of van een ander.
• Werk acties na het overleg af, plan daar tijd voor in.
• Scheur het hoekje rechtsonder van het blad in het collegeblok af wanneer alle acties zijn afgerond of op uw Mindmap staan.
• Maak checklists van terugkomende werkzaamheden of laat deze maken. Zo voorkomt u dat u gaandeweg de uitvoering van een taak steeds opnieuw hetzelfde lijstje uitvindt.

8. Archiveer

• Noteer acties en archiveer de stukken. Dus: geen stapels op uw bureau als ‘herinnering’.
• Archiveer zoveel mogelijk digitaal op een intranet dat u ook vanaf andere werkplekken of vanuit huis kunt benaderen.
• Scan niet-digitale documenten in als pdf-bestand (steeds meer kopieermachines kunnen dat). Ook handig om bijgeschreven aantekeningen digitaal te bewaren.
• Gebruik de oud-papiermand voor documenten die u niet meer nodig hebt of digitaal hebt bewaard.
• Vraag nooit extra kastruimte. Ruim aan het einde van het jaar weer flink op.
• Gebruik e-mail niet als archief, maar alleen voor communicatie (vooral grote bestanden meteen elders archiveren).
• Gooi e-mail weg, maar laat ze eerst in Verwijderde items staan. Verwijder de oudste Verwijderde items zodra u de melding krijgt dat uw postbus vol is (dat gaat heel snel).

9. Leer

• Ga eens in de maand en eens per jaar na hoe realistisch u plant.
• Zorg dat u handig bent met Windows, Word, Excel, Outlook en ‘het systeem’ binnen uw bedrijf.
• Probeer eerst zaken zelf, doe pas navraag wanneer u er niet uitkomt.
• Kijk eens met een ander mee.
• Investeer in een training wanneer u te weinig voortgang boekt.

10. Rust

• Ga niet steeds maar door om werk af te krijgen. Neem altijd een middagpauze, loop er even uit (die tijd verdient u later dubbel terug).
• Gebruik vrije tijd ook als vrije tijd. Plan (korte) vakanties in.
• Baken ‘werken in vrije tijd’ zoveel mogelijk af, plan een moment, en noteer hoe lang u bezig bent.
• Let op signalen (van anderen) dat u aan het doordraaien bent.