E-mail

E-mails verzenden

• Kies alleen voor e-mail wanneer dit een goed middel is om uw boodschap over te brengen. Kritiek kunt u bijvoorbeeld het beste in een persoonlijk gesprek doorgeven.
• Formuleer een e-mail altijd zo dat de tekst ook zonder bezwaar door anderen gelezen kan worden. E-mails worden soms zonder dat u daar invloed op hebt aan (vele) anderen doorgestuurd.
• Gebruik de autohandtekening waardoor uw persoonlijke gegevens automatisch aan elk bericht worden toegevoegd. Neem daar ook uw telefoonnummer in op; dan geeft u de ontvanger ook de gelegenheid om snel terug te bellen in plaats van te mailen. Stel de optie autohandtekening ook in voor antwoorden en doorgestuurde berichten.
• Soms is het ook mogelijk meerdere autohandtekeningen voor te bereiden, bijvoorbeeld een korte voor interne en een uitgebreide voor externe berichten.
• Gebruik geen disclaimer tenzij er strikt juridische redenen zijn om dat wel te doen.
• Ga spaarzaam om met het aantal geadresseerden en zeker de kopie-ontvangers (CC = Carbon Copy en BCC = Blind Carbon Copy).
• Wees bijzonder terughoudend met e-mails aan groepen. Stuurt u toch een mail naar een groot aantal geadresseerden, neem de adressen dan op als BCC. Zo voorkomt u een enorme lijst met adressen bovenaan de mail. Bij een mail aan externe groepen geeft u via BCC ook geen e-mailadressen aan anderen door.
• Gebruik alleen een ontvangst- en leesbevestiging wanneer dat echt nodig is.
• Voeg nooit grote bestanden als bijlage toe. Bijvoorbeeld foto’s of filmpjes die al gauw tien Megabytes beslaan. De postbus van de ontvanger kan hierdoor snel overvol raken.
• Stuur in plaats van een bijlage waar mogelijk een link mee naar een locatie op het intranet of internet waar de ontvanger de bestanden kan vinden.
• Geef aan of u een reactie verwacht en wanneer. Kopie-ontvangers hoeven nooit te reageren.
• E-mails waarin u een ander op de hoogte houdt van dat u ‘bezig bent met‘ zijn niet altijd nodig. Wanneer u het eindresultaat op korte termijn kunt doormailen, is die mail voldoende.

E-mails beantwoorden

• Wanneer u vele tientallen e-mails per dag ontvangt, geeft uzelf dan rust en kies bijvoorbeeld twee momenten per dag om antwoorden te verzenden. Reserveer daar ook tijd voor. Zo blijft u ook beter geconcentreerd op waar u mee bezig bent.
• Lees het ontvangen e-mailbericht eerst helemaal door. In de dagelijkse stress om alle berichten ‘weg te werken’ reageren we soms al voordat alle details van het bericht duidelijk zijn.
• E-mails met teksten als “bedankt” zijn wel aardig, maar zorgen ook wéér voor meer e-mailverkeer.
• Wanneer herhaaldelijk over-en-weer e-mailen leidt tot een soort van chat-sessie, neem dan telefonisch contact op.
• Schakel de afwezigheidassistent in wanneer u uw mail niet binnen een dag kunt beantwoorden. Formuleer de tekst zo dat deze ook voor personen buiten uw organisatie begrijpelijk is en correct overkomt.

E-mails organiseren

• Bewaar niet alle e-mails. Van elk gesprekje of telefoontje bewaart u ook geen notities. Tip: ook e-mails kunt u als een afzonderlijk bestand bewaren.
• E-mailprogramma’s hebben vaak een archieffunctie die u kunt gebruiken. Programma’s als Adobe Pro (niet de gratis reader) kunnen van honderden e-mails één bestand maken waarin u gemakkelijk berichten én bijlagen kunt nazoeken.
• Maak een mappenstructuur in uw e-mailprogramma en bewaar daar zowel ontvangen als verzonden berichten in. Zo voorkomt u dat u steeds op twee plekken moet kijken.
• In sommige e-mail programma’s kunt u van een map een favoriete map maken. Deze verschijnen in een apart overzicht. Favorieten kunnen in elke volgorde worden geplaatst. Zo heb u al uw actuele mappen in één overzicht bij elkaar.
• Bewaar belangrijke bijlagen niet bij uw e-mails, maar bewaar ze in de map Mijn documenten (op het netwerk). Outlook-tip: open de e-mail, kies in het menu Bestand de optie Bijlagen opslaan en volg de aanwijzingen op.
• Laat verwijderde items als buffer staan totdat u een melding krijgt dat uw postbus vol is. Gooi dan meteen de e-mails van de oudste maanden weg. Verwijderen van e-mails met grote bijlagen kan ook helpen om snel weer ruimte krijgen. Zodat u snel weer berichten kunt ontvangen.
• Ook al gebruikt u jarenlang een e-mailprogramma: haal eens een boek uit de bibliotheek en ga na welke mogelijkheden u nog nooit hebt gebruikt. Of kijk eens even mee met een collega.

Open me! Lees me! Wis me!

Nadja Petranovskaja schrijft op de website van Ivan Blatter een gastartikel over het omgaan met e-mails. Zij geeft de volgende tips:

• Lees in de ochtend geen e-mails, tenzij u ergens op zit te wachten.
• Werk volgens het GTD-principe (Get Things Done) aan uw e-mails, dus bijvoorbeeld niet in volgorde van ontvangst.
• Schrijf zelf zo weinig mogelijk e-mails.
• Kies een goede beschrijving van het onderwerp met een trefwoord als “Actie”, “Info”, of “Beslis”.
• Wanneer u een reactie vraagt, geef dan de deadline aan [kan ook in de regel met het onderwerp: “< 10-4”, ojp].
• Maak gebruik van een methode om reacties op e-mails (van uzelf en van anderen) in de gaten te houden. Laat ze niet allemaal staan ter herinnering.

• Nadja Petranovskaja. Öffne mich! Lies mich! Lösch mich!. Via http://ivanblatter.com/mail-sucht/, geraadpleegd op 27 april 2015.