Stel, u krijgt als auditor plotseling de opdracht om in een wildvreemde organisatie te gaan auditen – en wel meteen. U kunt deze opdracht met een gerust hart aanvaarden, mits u bekend bent met de kwaliteitskringloop, de auditdriehoek, het opstellen van een feitenrapport en het auditen van processen.
Auditdriehoek
Bij een goede audit worden steeds alle drie punten van de auditdriehoek doorlopen:
- De auditor stelt een vraag, bijvoorbeeld door middel van een steekproef.
- Vervolgens zoekt de auditor bewijzen voor het antwoord: “Mag ik dat eens zien?”
- Daarna volgt het toetsen aan een norm, een instructie, een procedure, een beleidsplan of op actualiteit.
Op basis daarvan kan een conclusie worden getrokken, waarna de cyclus opnieuw begint. Er bestaat het gevaar dat de auditor steeds opnieuw vragen stelt, daar ook feiten bij zoekt, maar dat de toetsing achterwege blijft.
Feitenrapport
Het belangrijkste doel van een audit is om samen met de auditee overeenstemming te verkrijgen over verbeterpunten. Dat kan alleen maar wanneer er feiten worden gerapporteerd over het al dan niet voldoen aan een norm of werkafspraak (de auditdriehoek). Geef in de conclusie aan: 1) Wat het feit is. 2) Of de afwijking een probleem is. 3) Of het belangrijke gevolgen heeft voor de ‘business’, hoe vaak komt het voor?
Processen auditen
De auditor kan een proces zowel voorwaarts als achterwaarts doorlopen. Bij het achterwaarts doorlopen is een afgerond project of product het uitgangspunt. Voordeel van deze aanpak is dat u niet de kans loopt dat het proces doodloopt omdat zaken nog niet gereed zijn. Neem zelf (!) een steekproef uit projecten, producten of klanten. Volg daarna het proces terug tot het eerste contact met de klant of het productontwerp.
Naast het doorlopen van de processtappen, kunt u ook nagaan wat de effectiviteit van het proces is: 1) Wat is het doel? 2) Welke prestatie-indicatoren zijn er beschikbaar? 3) Aan welke norm moeten de prestatie-indicatoren voldoen? 4) Wat gebeurd er wanneer de norm niet wordt gehaald?
Bij het auditen van een proces kunt u zich ook toeleggen op de overdrachtsmomenten van het ene proces naar het andere. Wat zet het proces in gang? Welk document hoort daar bij? Van wie is dat afkomstig? Wanneer is het proces afgelopen? Wat is de ‘output’? Naar wie gaat dat toe?
- Kees de Vaal, Ouke Pijl, Ben van Schijndel. Kwaliteitsmanagement in de praktijk. Hilversum, Uitgeverij Concept, 2013.