Bij de instellingstoets en opleidingsaccreditatie in het hoger onderwijs dient een zelfevaluatie te worden geschreven. Een prima startpunt dat ook helpt bij het voorbereiden van de visitatie wanneer u het panel kunt laten zien waar u goed in bent.
Zelfevaluatie (document)
Hoe verloopt het schrijfproces?
- Open deur: begin op tijd. Stel het proces vast dat het document gaat doorlopen (wie wordt betrokken bij welke versie).
- Bij voorkeur: schrijvers die ook bij de visitatie zijn betrokken. Bij voorkeur niet: uitbesteden (hoe goed externe schrijvers ook kunnen zijn).
- Benoem een eindredacteur die betrokken is op de inhoud, maar er verder voldoende afstand van kan nemen.
- Geef de eindredacteur alle vrijheid om de tekst – waar nodig rigoureus – aan te passen (dus niet iemand die alleen ‘het Nederlands’ doet).
Wat schrijven we op?
- Start met ambities en profilering, niet met risico’s.
- Verbind het eigen verhaal met het beoordelingskader.
- Betrek latere (interne) beoordelaars er vroeg bij (regieoverleg).
- Stel samen het betoog vast – ook voor risico’s.
- Deel positieve en kritieke punten.
- Zoek samen naar ‘munitie’: cijfers, werkwijzen, samenwerkingsverbanden, enz.
Hoe schrijven we het op?
- Kies als kader zoveel mogelijk het eigen verhaal. Benoem van daaruit nauwgezet alle aspecten van het beoordelingskader.
- Begin pas met het schrijven van zinnen wanneer de inhoud en volgorde van de hoofdstukken en alinea’s helder zijn.
- Wees eerlijk, maar doe uzelf niet te kort (vergelijk sollicitatiegesprek). Voorkom bedrijfsblindheid: dingen die goed zijn, worden vaak niet meer (als bijzonder) gezien.
- Wees concreet: geef aan wat er is gebeurd en met welk resultaat (geen ‘lege’ procesbeschrijving).
- Laat de samenhang zien tussen evaluaties en verbeteracties.
- Geef (vooral ook) aan wat anderen van u vinden.
- Houd het kort en bedenk dat kort schrijven meer tijd kost.
- Het document dienst zelfstandig leesbaar te zijn. Verwijs naar bijlagen voor onderbouwing of details.
Visitatie (het auditgesprek)
Tijdens de visitatie of audit voert het panel gesprekken met medewerkers om het beeld en de bewijsvoering uit de kritische reflectie aan te vullen of te verdiepen. De belangrijkste tip: het is ook úw audit. Vraag niet of iets mag, maar doe voorstellen wanneer die u helpen voor een effectieve presentatie.
Vóór het gesprek
- Lever een actieve bijdrage aan de juiste samenstelling van het panel, de opzet van het programma en de gespreksdeelnemers.
- Leg eventueel zaken waarover u twijfelt voor aan het panel: “Wanneer we het zo doen, is het dan voor u werkbaar?”.
- Maak u sterk: bedenk welke (twee) punten u zeker gaat inbrengen.
- Spreek bij een groepsgesprek met elkaar af wie de regie neemt wanneer er stiltes vallen of wanneer een lastig onderwerp ter sprake komt.
- Het kan heel zinvol zijn vooraf een proefvisitatie te doen. De teamleden kunnen dan kennismaken met de vraagstelling en de setting tijdens de visitatie.
Tijdens het gesprek
- Blijf beleefd maar ook assertief in het gesprek. Voorbeelden: “Ik ga u zo een antwoord geven op deze vraag. Maar eerst wil ik u graag een beeld schetsen van wat hier op dit moment speelt.” En na afloop: “Is het beeld dat ik heb gegeven voldoende duidelijk?”
- Kijk naar de leden van het panel én naar uw collega’s. Blijf alert – ook wanneer er geen vraag aan u wordt gesteld. Alleen dan kunt u elkaar goed aanvullen.
Het toepassen van tips voor een goede houding kan geforceerd werken. Maar bedenk dat wanneer iedereen met de armen over elkaar achterover gezakt zit, er iets niet goed gaat in het gesprek. Doorbreek dat patroon door zelf een andere houding aan te nemen.- Het is prima elkaar waar nodig aan te vullen, maar wees daar wel terughoudend mee. Versterk de boodschap van de ander.
- Meestal ontbreekt het niet aan goede bedoelingen en ambities. Het panel wil daarom graag voorbeelden horen. Geef die voorbeelden vanuit uw eigen ervaring, of – wanneer u die niet heeft – uit de ervaring van anderen.
- Zijn er nog geen resultaten van ingezet verbeterbeleid, geef dan de ontwikkeling aan die de opleiding voor ogen staat.
Na afloop van het gesprek
- U mag ook na het gesprek nog aanvullingen geven of ergens op terugkomen.
- Reageer bij de rapportage met name op feitelijke onjuistheden. Vaak heeft het niet zoveel zin de conclusies van het panel aan te vechten. Blijkbaar heeft u een bepaald punt omvoldoende kunnen aantonen.
- Geef (aanvullende) feitelijke argumenten wanneer u een conclusie toch wilt aanvechten.
Het is aan de betrokkenen zelf het visitatieproces zó in te richten dat het succes vooral is gebaseerd op een inhoudelijke gedachtewisseling over de ‘stand van zaken’ en een volgende stap naar nog beter onderwijs. Wanneer de betrokken docenten en medewerkers het idee hebben dat er een ‘kunstje’ is opgevoerd, levert de accreditatie weliswaar een ‘goedkeuring’ op maar gaat men daarna weer over tot de orde van de dag. Kom dan nog maar eens langs om over kwaliteit te praten …
- Zie ook accreditatiekader.