Organisaties werken vaak met jaarplannen – al dan niet in samenhang met een jaarbegroting. De jaarplannen geven aan welke activiteiten moeten worden ondernomen om (strategische) doelstellingen te bereiken. Het komt nog wel eens voor dat aan het maken van een jaarplan meer aandacht wordt besteed dan aan het systematisch uitvoeren ervan. Een A3-jaarplan kan in dat geval een uitkomst zijn.
A3-methodiek
De A3-methodiek staat ook bekend als de ‘one paper strategy’ en is in Nederland uitgewerkt door TNO Management Consultants. De methodiek bestaat uit drie pijlers:
- A3-jaarplan: het jaarplan op één A3 dat is gebaseerd op de aandachtsgebieden van het INK-model.
- A3-managementgesprek: het gesprek in organisaties over het realiseren van het jaarplan (wie doet wat), bijvoorbeeld een contractgesprek tussen leidinggevenden en medewerkers.
- A3-managementinformatie: een cijfermatig overzicht met prestatie-indicatoren dat aansluit op het A3-jaarplan.
A3-jaarplan: samenhang
Het basisidee van een A3-jaarplan is dat in één oogopslag de samenhang zichtbaar wordt tussen uitgangspunten, middelen, organisatie, activiteiten en resultaten.Het plan wordt op één A3-vel gepresenteerd door de uitwerking van de verschillende velden van het INK-model. Voorbeelden zijn te vinden op www.a3methodiek.nl. Natuurlijk zijn er ook variaties mogelijk, zoals in de onderstaande voorbeeldopzet:
Variant van de opzet van een A3-jaarplan
Toelichting bij deze opzet:
- Bij het uitwerken van deze opzet worden de Missie en Visie beschreven. Bij Succesbepalende factoren (ook wel ‘kritische succesfactoren’) worden aspecten benoemd die van doorslaggevende betekenis zijn om missie en visie te realiseren. Bijvoorbeeld ‘personeel’, ‘netwerken’, ‘marketing’. Vaak worden de factoren voorzien van een kleur die in de rest van het plan terugkomen om de samenhang weer te geven.
- De vijf (1+3+1) blauwe vlakken links zijn de organisatiegebieden (‘enablers’), de vier (3+1) rode vlakken zijn resultaatgebieden. Overal in het model kunnen indicatoren voor ‘organisatiekwaliteit’ of resultaten worden opgenomen. Bij ‘Resultaten’ staan met name de doelstellingen die te maken hebben met de missie van de organisatie.
- De totstandkoming van het plan vindt plaats in een aantal gespreksrondes met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen. In een grotere organisatie kunnen afdelingen een afgeleid A3-jaarplan ontwikkelen. Blijf creatief met het inrichten en invullen van het model: wat werkt is goed.
- Henk Doeleman, Lucian van Heumen en Manon Diepenmaat, A3 methodiek, jaarplancyclus met meer sturing en minder papier, Kluwer 2010.
- Toelichtingen en voorbeelden op www.a3methodiek.nl.