Tijdsbesparing

“Ik heb geen tijd” is misschien wel het meest voorkomende, maar het minst houtsnijdende argument om iets niet te doen. Iedereen heeft even veel tijd. Wat wel verschil maakt: prioriteit geven én het nuttig besteden van uw tijd.

Planning en organisatie

  • Zorg voor een opgeruimd bureau.
  • Ontwikkel tijdsbesef (en verspil geen tijd).
  • Maak elke dag een lijst van werkzaamheden.
  • Gebruik één agenda voor zakelijke en privé-afspraken.
  • Delegeer zoveel mogelijk.
  • Doe geen werk van anderen.
  • Wees assertief.
  • Maak realistische tijdschema’s.
  • Zorg dat u ongestoord kunt werken.
  • Houd rekening met uw eigen bioritme: wanneer bent u het beste in wat?

Omgaan met onderbrekingen

  • Vraag altijd direct waarvoor iemand komt.
  • Sta op als iemand binnenkomt.
  • Wees zuinig met tijd en vriendelijk met mensen.
  • Stel een later tijdstip voor als het u niet gelegen komt.
  • Ga naar de ander toe zodat uzelf de tijd kunt bepalen.
  • Ga op de rand van uw bureau zitten.
  • Bewaar de gezellige babbel voor uw vrije tijd.

Vergaderingen

  • Houd ook rekening met de tijd van anderen.
  • Zorg bij vergaderingen voor doelstellingen, agenda’s en houd u aan de tijd.
  • Sta geen onderbrekingen toe.

Telefoongesprekken

  • Laat zo mogelijk iemand anders uw gesprekken aannemen en vragen of u terug kunt bellen.
  • Werk telefoongesprekken bloksgewijs af.
  • Noteer vooraf gesprekspunten en kom meteen ter zake.
  • Houd de tijd constant in de gaten en klok zonodig uw telefoongesprekken.

E-mail

  • Laat u niet steeds storen door e-mails.
  • Kijk één of twee keer per dag naar uw elektronische postbus.
  • Werk bijvoorbeeld off-line, zodat u alles kunt afwerken maar niet wordt gestoord.

Persoonlijk tijdsbeheer

  • Werk de taken van uw lijst één voor één af.
  • Maak een dagindeling.
  • Laat uw secretaresse of iemand anders de post sorteren.
  • Werk ieder document ineens af want van uitstel komt afstel.
  • Maak optimaal gebruik van ‘verloren uurtjes’.
  • Hang een grote klok duidelijk in het zicht van iedereen.

En dan nog dit…

  • Zorg voor voldoende slaap. Een goede nachtrust bevordert uw persoonlijke effectiviteit.
  • Vergeet niet u zelf te belonen als u hebt gedaan wat was gepland.

 
Reacties

Nog geen reacties.