Wanneer u meer tijd besteedt aan de voorbereiding, zal het schrijven daarna veel vlotter verlopen en krijgt u een betere kwaliteit.

• Bepaal het thema.
• Bepaal voor wie u schrijft.
• Schat in hoeveel tijd de lezer zal nemen.
• Bepaal de nieuwswaarde voor de lezer.
• Verzamel informatie: hoofdzaken, bijzaken, meningen, ervaringen, feiten, citaten, verwijzingen (internet of intranet).
• Gebruik hulpmiddelen: gele briefjes, mindmapping.
• Selecteer: durf weg te gooien!

• Maak de tekstopbouw duidelijk zichtbaar.
• Houd het eenvoudig.
• Werk met minsten twee kopjes op een pagina (niet beginnen met voorzetsel).
• Gebruik cursief om tekstdelen te benadrukken.
• Voeg figuren, tabellen, kaders en illustraties toe.
• Gebruik geen kapitaalwoorden of onderstrepingen.

• Begin met het belangrijkste (nieuws), werk dat uit en zorg voor een 'uitsmijter'.
• Gebruik maximaal drie niveaus.
• Gebruik ook opsommingen.

• Schrijf over mensen, zaken en feiten.
• Laat mensen iets doen in uw teksten (bedrijvende vorm).
• Schrijf zoals u praat, en dan net iets formeler.
• Gebruik korte alinea's en zinnen.
• Gebruik geen moeilijke woorden.
• Vermoord uw 'lievelingen' (woorden of uitdrukkingen die u graag gebruikt).
• Vermijd herhaling van dezelfde woorden.
• Kies een wisselende zinsopbouw, stel bijvoorbeeld eens een vraag.

Voor de feitelijke informatieoverdracht zijn de bovenstaande punten veel belangrijker dan een juist toegepaste spelling en grammatica. Toch kunnen 'fauten aflijden' en geeft u een slecht visitekaartje weg.

• Gebruik een (on line) woordenboek wanneer u twijfelt.
• Wees terughoudend met het gebruik van meerdere komma's in een zin.
• Gebruik ':' en ';' om het leesgemak te verbeteren.

Blijf niet steeds aanpassen: die inspanning van u haalt de lezer er niet meer uit. Doe in ieder geval het volgende:

• Als er nog tijd is: laat de tekst een dag liggen.
• Schrap alsnog overbodige onderdelen.
• Controleer de spelling.
• Dateer uw document.
• Laat het aan een ander lezen.