RACI

EverybodySoms lijkt iedereen zich verantwoordelijk te voelen, maar is er niemand die iets doet. En soms is iedereen ergens mee bezig en voelt niemand zich verantwoordelijk voor het geheel. Of is er iemand eindverantwoordelijk die niet op de hoogte is van wat er allemaal gebeurt. De zogenaamde RACI-rollen bieden uitkomst voor de toekenning van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV).

Rollen van verantwoordelijkheden

RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. De RACI-rollen bieden uitkomst voor de toekenning van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In de RACI-methode wordt via een verantwoordelijkheidsrol een relatie gelegd tussen een activiteit (taak) en een functionaris:

  • Responsible: functionaris die het werk doet en verantwoording aflegt aan de functionaris die ‘accountable’ is.
  • Accountable: functionaris die (eind)verantwoordelijk en bevoegd is. Als het erom gaat, moet hij het eindoordeel kunnen vellen en over een vetorecht beschikken.
  • Consulted: functionaris die vooraf geraadpleegd wordt. Er is communicatie in twee richtingen. Deze functionaris geeft (mede) richting aan het resultaat, hij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd.
  • Informed: functionaris die achteraf geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enzovoort. Dit is communicatie in één richting.

Soms worden ook nog de volgende rollen onderscheiden:

  • Supportive: functionaris die ondersteuning verleent. Wanneer voor deze variant gekozen wordt, mag maar één andere functionaris ‘responsible’ zijn. RACI wordt dan RASCI.
  • Out of the Loop: functionaris die geen deel uitmaakt van het proces. Om expliciet aan te geven dat dit het geval is.

RACI-matrix

Een RACI-matrix geeft een overzicht van de toegepaste rollen. Deze rollen kunnen toegepast worden in bijvoorbeeld procesbeschrijvingen. Door bij de functionaris de (afkorting) van de RACI-rol te geven, kunnen procesbeschrijvingen zeer compact blijven en toch veel duidelijkheid verschaffen over verantwoordelijkheden. Enkele spelregels daarbij zijn:

  • Bij één activiteit behoort slechts één functionaris met een A-rol en minstens één functionaris met een R-rol.
  • De A-rol moet zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd. Een combinatie met de R-rol is mogelijk.
  • Een overdaad aan C’s en I’s is niet wenselijk. De matrix hoeft zeker niet geheel gevuld te zijn.
  • Wanneer aan één functionaris meerdere R’s zijn verbonden, moet worden nagegaan of dat in de praktijk haalbaar is.

Voorbeeld

RACI-tabel

Verantwoordelijk, bevoegd, delegeren, mandateren

In het RACI-model worden in de rol van accountable zowel verantwoordelijkheden als bevoegdheden betrokken. Soms vallen die echter niet volledig samen. Een functionaris kan verantwoordelijk zijn voor de samenstelling en het succes van zijn team, maar niet bevoegd zijn om teamleden te ontslaan of nieuwe aan te nemen. Of: iemand kan verantwoordelijk zijn voor het functioneren van een machine, maar niet bevoegd zijn om de storing te verhelpen. Het management van organisaties kiest er vaak voor verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen. Daarmee wil men veelal de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker benadrukken. Het is zaak ook steeds na te gaan of de bevoegdheden met die verantwoordelijkheid in overeenstemming zijn. Dat geldt zowel voor de leidinggevende als de medewerker zelf. In vrijwel elke organisatie is in elk geval de tekenbevoegdheid voor financiële transacties beperkt. Functionarissen mogen tot een bepaald bedrag tekenen. Wanneer dat bedrag wordt overschreden, dient een hogere functionaris te tekenen. Soms zijn ook twee handtekeningen vereist.

Er kan ook onderscheid worden gemaakt tussen delegeren en mandateren. Bij delegeren worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan een functionaris, meestal iemand die lager in de hiërarchie staat. Bij mandateren worden de bevoegdheden wel overgedragen, maar niet de verantwoordelijkheden.


  • Conducting a RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) analysis. Learning and Skills Improvement Service (LSIS), 2010.

 

 
Reacties

Nog geen reacties.