Procesregie

Procesregie is een aanpak om iets voor elkaar te krijgen door de belangen van verschillende partijen met elkaar te verbinden. Deze aanpak is vooral geschikt voor complexe vraagstukken met meerdere partijen met verschillende belangen, waarbij meedoen niet vanzelfsprekend is. Daarbij kan het gaan om landelijke infrastructurele projecten (zoals “Ruimte voor de Rivier”), maar ook om trajecten in organisaties en instellingen. N.B. Procesregie wordt ook aangeduid als ‘procesmanagement’, niet te verwarren met het management van (operationele) bedrijfsprocessen.

Onderscheid project- en procesbenadering

Om duidelijk te maken wat de procesbenadering inhoudt wordt deze vaak vergeleken met een (‘platte’) projectaanpak. Beide benaderingen kunnen afhankelijk van de omstandigheden succesvol zijn. In de praktijk zullen vooral veel (tussentijdse) mengvormen optreden.

AspectProjectaanpakProcesregie
Aard trajectGedeelde belangen, gering aantal partijen, vanzelfsprekend draagvlakMeerdere partijen met verschillende belangen, draagvlak problematisch
FocusInhoud van de vooraf bepaalde oplossingBelangen van partijen
OpdrachtgeverHeeft acties uitbesteed aan projectleider, alleen zichtbaar bij begin en eindeBlijft nauw betrokken bij de voortgang, komt in beeld als dat nodig is
OpdrachtnemerProjectleider: expert met verstand van inhoudelijke zakenProcesregisseur: verstaat zich tot onderkende partijen
PartijenBetrokkenheid om gekozen oplossing te verfijnen (waar is niet aan gedacht?)Betrokkenheid om belangen te kunnen verbinden ter verhoging van draagvlak
VoortgangIeder voert de afgesproken acties uitHet proces houdt het werk op gang (proces is heilig)
CommitmentInhoudelijke kwaliteitProces interessant houden: vertrouwen in proces, opties openhouden
ComplexiteitBeheersen onzekerheden, afbakenen en uiteenrafelen probleem (one issue)Onzekerheid, brede probleemstelling en complexiteit (multi issues) geven kansen
PlanningProjectplan: wie doet wat en wanneer met welk resultaat?Procesplan: wie wordt betrokken, hoe en wanneer?
SturingPlanmatig met zo nodig tussentijds bijsturenDivergeren, convergeren, verankeren
Aanpak bij tegenslagUitleggen en verdedigenBlijven onderhandelen, aftasten, zoeken
EvaluatieDoelstelling gerealiseerd? Efficiënte werkwijze? Evalueren is analyseTevreden partijen? Fair proces? Vertrouwen ontstaan? Evalueren is onderhandelen

Aanpak bij procesregie

De procesaanpak wordt duidelijk door de hierboven weergegeven vergelijking met de projectaanpak. We lichten een aantal punten wat nader toe:

  • Procesregie vindt plaats in een aaneenschakeling van divergeren en convergeren. Dat vraagt tijd die later kan worden terugverdiend: soms is de langzaamste weg de snelste. Haast werkt alleen wanneer je het eens bent met elkaar.
  • Het divergeren lukt alleen wanneer het eindresultaat niet van te voren vaststaat, maar pas tijdens het proces in interactie met anderen vorm krijgt. Dan gaan de betrokkenen samen de onzekerheid aan en ontstaat er een eindresultaat waarmee iedereen zich wil verbinden.
  • Een kenmerkend verschil met de projectaanpak is dat bij weerstand niet nog meer uitleg of detaillering volgt: “Ik leg het graag nog een keer uit.” In plaats daarvan moet het proces met alle belanghebbenden zijn werk blijven doen.
  • Bij procesregie is het proces heilig. De procesregisseur doet alles om dat proces in gang te houden: sturen waar dat nodig is, loslaten waar dat kan, maar ook zaken fout laten gaan als een nieuwe procesimpuls.

Procesregie: divergeren en convergeren

Procesregie: divergeren en convergeren

Partijen benaderen

Het benaderen van partijen maakt onderdeel uit van het procesplan. Tips voor de procesregisseur:

  • Onderken partijen waarvan commitment nodig is (bijvoorbeeld de eindverantwoordelijken die de handtekening moeten zetten), waarvan consensus nodig is bij de uitvoering en waarvan credits nodig zijn voor een positief imago.
  • U kunt als procesregisseur nooit genoeg weten over standpunten (wat mensen willen) en belangen (waarom mensen dat willen).
  • Kies een ‘label’ voor het proces dat op voorhand niet meteen weerstand oproept bij de partijen die u juist moet meekrijgen. Vergelijk: ‘Betuwelijn’ (associatie met groen en natuur) en ‘A15-lijn’ (iets met een weg).
  • Ga na of uw strategie niet juist een prikkel betekent voor een andere partij die tot een verstoring van het proces kan leiden.
  • Uitsluiten van partijen leidt soms tot samenwerking van die partijen. Nodig vooral in het begin iedereen uit. Zo voorkomt u weerstand van uitgesloten partijen.
  • Grote bondgenoten kunnen onbetrouwbaar zijn omdat hun imago snel kan wordengeschaad én omdat ze u niet nodig hebben. Kleine partijen hebben vaak embarrassmentpower, de kracht om anderen in verlegenheid te brengen.De procesregisseur moet anderen het succes gunnen en ze kunnen laten schitteren.
  • Elk proces kent winnaars en verliezers; beiden vragen aandacht. Geef aan de winnaars niet meteen alles weg, zodat u ze nog als bondgenoot kunt behouden. Zorg dat verliezers ook een voordeel behalen en ambassadeur kunnen blijven van het proces.

Vaardigheden procesregisseur

De procesbenadering vraagt bijzondere vaardigheden van de ‘trekker’, de procesregisseur. Tegelijkertijd biedt procesregie hem juist veel mogelijkheden om ‘niet als enige met hoofdpijn het weekend in te gaan’:

  • Houd niet vast aan één oplossing die u krampachtig probeert te realiseren. Zorg dat er veel opties zijn, schaak op meerdere borden en vier het succes dat op één bord is behaald. Eén oplossing leidt vaak tot het DAD-mechanisme: decide-announce-defend.
  • Bestaande processen zijn meestal zoals ze zijn. Het kost veel tijd en energie ze te veranderen. Vaak is het veel effectiever een handige positie te kiezen binnen die processen.
  • Slim lui zijn: laat de ander komen en pleeg gedoseerd slimme procesinterventies. Als je als een gek duwt, dan strand je op weerstand.
  • Deel risico’s en problemen met uw procespartners of opdrachtgever, neem hen daarin mee. Blijf er niet alleen mee rondlopen.
  • Gebruik uw netwerk en informele contacten. Bied ook aan om voor anderen contacten te leggen. Neem (tussentijds) informeel contact op. Blijf in gesprek, reframe, verbind het aan belangen, haal de kou uit de lucht.
  • Ken het proces, het tijdpad, de betrokkenen, de standpunten en de opinieleiders. Zorg dat er geen onaangename verrassingen ontstaan op het moment dat dit nu juist niet uitkomt.
  • En als het echt niet meer gaat: tijdig uithuilen en opnieuw beginnen. Zorg ervoor niet (blijvend) te worden geassocieerd met een mislukking. Soms is het mogelijk een nieuw proces te starten dat weer glans heeft en de opbrengsten uit het oude proces alsnog te benutten.

Het verschil tussen de projectleider en de procesregisseur wordt bijvoorbeeld ook duidelijk bij reacties op voorstellen. De projectleider ziet graag dat iedereen instemt met een voorstel. De procesregisseur daarentegen is juist blij met veel opmerkingen en reuring, omdat dit het proces nog meer in beweging zet.

Hans de Bruijn over procesmanagement (procesregie)

Voorbeeld: trekhaak gezocht

Een prachtig voorbeeld van procesregie is te zien in het project Trekhaak Gezocht!Liftend met een caravan – zonder auto – reisde theatermaker Tjerk Ridder met zijn teckel Dachs, gitaar en journalist Peter Bijl vanuit Utrecht naar Istanbul in Turkije onder het motto: ‘Je hebt anderen nodig om verder te komen’. Zonder ooit zelf aan het stuur te hebben gezeten, bereikte hij – met zijn caravan – zijn bestemming Istanbul.

Trekhaak_gezocht

 

 
Reacties

Nog geen reacties.