Prestatiemanagement is een systematiek waarbij managers op basis van financiële en niet-financiële informatie beslissingen kunnen nemen over de activiteiten in hun organisatie.

Checklist
Een adequaat systeem voor prestatiemanagement kenmerkt zicht door:

• Strategie, doelstellingen, kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren zijn helder gedefinieerd en op elkaar afgestemd.
• Het systeem geeft informatie over zowel inspanningen als resultaten. Er is een gebalanceerde 'set' met prestatie-indicatoren.
• Het systeem meet prestaties van individuen, teams en de organisatie als geheel.
• Managers en medewerkers begrijpen het systeem en waarderen het positief. Prestaties en verantwoordelijkheden zijn op elkaar afgestemd.
• Er is een koppeling met een HRM-systeem, maar het systeem moet bijdragen aan het plannen en managen van prestaties in plaats van het beoordelen daarvan.
• Het ontbreken van numerieke kruiswoordpuzzels: er moet sprake zijn van besluitvorming op basis van analyses.

Sturen op prestaties
Bij het sturen op prestaties wordt onderscheid gemaakt tussen:
Kritische succesfactoren: zaken waar een organisatie in kan of wil uitblinken - dát waar succes mee wordt geboekt.
Prestatie-indicatoren: meetbare grootheden die een verband hebben met de succesfactoren - dát waaraan je het succes afmeet.
Normen of doelen: de gewenste score op een prestatie-indicator, dát waarmee je bepaalt of er daadwerkelijk sprake is van succes (wel of geen feestje).

Voorbeelden
Een bedrijf zou kunnen werken met de volgende kritische succesfactoren en bijbehorende prestatie-indicatoren en normen:

• Kritische succesfactor: breed assortiment.
  Prestatie-indicator: aantal producten.
  Norm voor jaar x: minimaal 1500 producten.
• Kritische succesfactor: innovatiekracht.
  Prestatie-indicator: percentage nieuwe producten.
  Norm voor jaar x: 20%.
• Kritische succesfactor: snelle levering.
  Prestatie-indicator: tijd tussen bestelling en levering.
  Norm voor jaar x: minimaal 80% binnen één werkdag.
• Kritische succesfactor: winstgevend.
  Prestatie-indicator: omzet minus kosten.
  Norm voor jaar x: minimaal € 20 miljoen.

In de praktijk
Hoe kunnen we dit terugvinden in een organisatie?

• In een beleidsdocument zijn de kritische succesfactoren met bijbehorende prestatie-indicatoren benoemd. Bovendien is per prestatie-indicator aangegeven welke norm in een bepaald jaar moet worden gehaald.
• In de procesbeschrijvingen vinden we verwijzingen naar de prestatie-indicatoren.
• In de managementinformatie zijn gegevens opgenomen over de gemeten scores op de prestatie-indicatoren.
• Het management team vergelijkt de behaalde scores met de norm en neemt bij (negatieve) afwijkingen passende maatregelen.

Veel organisaties hebben een goed uitgewerkt systeem rond financiële succesfactoren. Denk aan budgetten en maandelijkse rapportages die vrijwel nergens ongelezen in de bureaulade verdwijnen. Deze opzet kan model staan voor de werkwijze bij andere, (niet-)financiële succesindicatoren.