PowerPoint

PresentatieZoevende zinnen en vliegende vlakken? Of dia’s helemaal vol met tekst. Helaas maar waar: veel presentaties laten zien hoe het niet moet. Begin altijd met de doelstelling en het ontwerp van uw betoog. Dat hoeft helemaal nog niet in PowerPoint. Liever niet zelfs, want dat leidt u af van de inhoud.

De diavoorstelling

  • Ga altijd na hoe uw diavoorstelling er geprojecteerd uitziet. Gebruik het standaardsjabloon van uw organisatie.
  • Maak gebruik van de standaardlettergroottes, verklein ze dus niet te veel. Dan krijgt u automatisch ook niet te veel tekst op een dia.
  • Speciale en steeds wisselende overgangseffecten (met geluid…) van de ene dia naar de andere zijn ergernis nummer één bij toehoorders. Gebruik alleen een vloeiende overgang.
  • Maak de structuur van uw presentatie duidelijk d.m.v. layout en/of cijfers. Met de optie “Aangepaste diavoorstelling” kunt u delen van uw presentatie bundelen en ze op een overzichtsdia d.m.v. een hyperlink tevoorschijn roepen. Klik wel de optie “Weergeven en terugkeren” aan. Let op: bij het gebruik van een afstandbediening kunt u meestal geen hyperlinks aanklikken.
  • Liever te weinig dia’s dan te veel.
  • Liever veel beelden waar u het verhaal bij vertelt, dan tekst die u later opleest.

De dia’s

  • De meest voorkomende fout: lappen met tekst, soms zelfs complete volzinnen die worden opgelezen. Beperk de tekst tot 5-8 regels en gebruik alleen trefwoorden.
  • Houd het sober. Geen spetterende beelden, animaties, kleuren en geluiden.
  • Laat opsompunten alleen één voor één verschijnen (animaties) wanneer u bij elk punt langer wilt blijven stilstaan. Gebruik bij voorkeur maar één niveau van opsommingen.
  • Bouw ingewikkelde schema’s op met animaties. Bedenk wel dat animaties vaak hinderlijk zijn bij het terugbladeren.
  • Gebruik kleur waar dat verduidelijkt. Denk wel aan het volgende: 10% van de mannen is in meer of mindere mate kleurenblind; meestal kunnen rood en groen niet goed worden onderscheiden.

De techniek

  • Let op: presentaties in nieuwe versies van PowerPoint (met bestandsextensie .PPTX) kunnen niet worden gebruikt in de oudere versies van het programma (met bestandsextensie .PPT). U kunt een nieuwere versie opslaan als een oudere versie. Zorg dat u beide versie beschikbaar hebt.
  • Om de presentatie te starten kunt u onderaan het scherm het (piep)kleine icoontje van de diavoorstelling aanklikken. De functietoets F5 is wel zo gemakkelijk. En met Shift-F5 start u vanaf de huidige dia.
  • Tijdens de presentatie maakt u het scherm in één keer zwart of wit met de .-toets respectievelijk de ,-toets. Opnieuw indrukken en de dia is weer zichtbaar.
  • Zorg dat u de presentatie zelf kunt bedienen met een muis of afstandsbediening. Niets is vervelender voor het publiek dan steeds de aanwijzing “volgende dia” te horen.
  • Wanneer u internet gebruikt, ga dan na of dit beschikbaar is. U kunt YouTube-filmpjes ook vooraf downloaden met de YouTube downloader; dat geeft meer zekerheid.
  • Voor flimpjes zijn soms programma’s nodig die nog niet op de beschikbare computer staan. Neem eventueel te installeren programma’s mee.

Klaar voor de start?

  • Houd rekening met technische tegenslag: vraag van te voren na welke apparatuur beschikbaar is, probeer de presentatie vooraf uit, zet een eventuele schermbeveiliging uit.
  • Houd afdrukken achter de hand voor het geval de techniek u in de steek laat.
  • Oefen met vooruit en achteruit bladeren. Achteruit gaat meestal alleen met de PageUp-toets en niet met één muisklik.

Uw publiek

  • Maak vooraf afdrukken voor het publiek, het liefst met meerdere dia’s per pagina en ruimte voor het maken van aantekeningen.
  • Deel die afdrukken vooraf uit. Sommige dia’s kunt u ook weglaten op de afdruk (zoals het antwoord op een vraag die u gaat stellen).
  • Kijk naar het publiek, niet naar het projectiescherm. Zorg dat u zicht hebt op een beeldscherm dat voor u staat, richting het publiek.
  • Laat het licht (deels) aan, zodat u zelf zichtbaar blijft.
  • Lees de dia’s niet voor.
  • Klik niet zo snel door van de ene dia naar de andere dat het niet meer te volgen is.

Een laatste tip: probeer het eens zonder PowerPoint ;-)

 

 
Reacties

Nog geen reacties.