Kwaliteitszorg is gebaseerd op de zogenaamde kwaliteitskringloop (ook Deming-cirkel of professionele kringloop). We beginnen met een plan (Plan) dat vervolgens wordt uitgevoerd (Do). Daarna gaan we na of het plan voldoet (Check). En als dat niet het geval is, wordt er een verbetering bepaald (Act) die weer in een nieuwe versie van het plan wordt verwerkt. Waarmee de kringloop rond is. Voorbeeld. Iemand plant een reis van Amsterdam naar Groningen (Plan), voert de reis volgens het plan uit (Do), gaat na afloop na of het een goed reisplan was (Check), bedenkt een verbetering (Act) die de volgende keer in een nieuw reisplan wordt verwerkt.

'Double loop learning'
De praktijk is vaak ingewikkelder. Immers: soms is het plan wel goed, maar gaat het bij de uitvoering mis en is alleen daarvoor een verbetering noodzakelijk (zie Kringloop II hieronder). En ook al gaat de uitvoering goed, kan het toch verstandig zijn toch het plan nog eens goed tegen het licht te houden (zie Kringloop I hieronder). Voorbeeld. Een organisatie gaat volgens Kringloop II na of klanten wel tevreden zijn over de producten uit het assortiment ("Maken we onze producten goed") en bij Kringloop I of het assortiment nog wel voldoet ("Maken we de goede producten?").

Valkuil: Do en Correct en Do en ...
In de dagelijkse praktijk ontstaan vaak situaties waarin Do en Act (Correct) elkaar snel afwisselen: dweilen met de kraan open. Het lukt dan niet om eens goed na te gaan wat er nu eigenlijk gebeurt (Check) en hoe de werkwijze kan verbeteren (Plan). Daarvoor is vaak even extra tijd nodig - tijd die we ons ontzeggen omdat we zo druk zijn met corrigeren van wat fout gaat. Voorbeeld. De houthakker met de botte bijl. Het omhakken van bomen met zijn botte bijl kost hem zóveel tijd, dat hij nooit een half uurtje overhoudt om zijn bijl te scherpen.

De kunst van kwaliteitzorg is om steeds weer aandacht te vragen voor het toepassen van de kwaliteitskringloop. Het doorbreken van het 'buzzen' tussen Do en Correct. Trefwoorden daarbij zijn: haalbare plannen, georganiseerde uitvoering, reflectie op basis van betrouwbare gegevens en eigenaarschap. Sluit waar mogelijk aan bij wat anderen al doen en wat er is (ook is dat niet perfect) in plaats van alles zelf opnieuw te bedenken (ook al lijkt dat op het eerste gezicht beter).

Maar hoe dan?
Bij het toepassen van een kwaliteitskringloop is het van belang de verschillende stappen te concretiseren. Bijvoorbeeld als volgt:

Kwaliteit van de kringloop
We kunnen ook kwaliteitseisen stellen aan het inrichten en toepassen van de kringloop:

1. ‘Double loop learning’: onderscheiden van twee kringlopen rond de ‘goede dingen doen’ en de ‘dingen goed doen’.
2. Externe oriëntatie: de cyclus dient te zijn verbonden met de omgeving waarin de organsiatie opereert.
3. Effectief op de inhoud: alle activiteiten in de cyclus zijn verbonden met de strategie, waardoor er een inhoudelijke aansluiting is van plan, do, check en act.
4. Efficiënt in de uitvoering: zo gestructureerd als het moet en zo eenvoudig als het kan. Dat betekent o.a. een balans tussen plan en do, en tussen check en act , geen overlap en ‘dubbelop’ bij sturing en verantwoording, snel toegankelijke check-informatie voorzien van een basisanalyse.
5. Transparantie: een beperkt aantal niveaus die herkenbaar op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld twee niveaus van de cyclus: van topbestuur tot organsiatieonderdelen en van organsiatieonderdelen naar individuele medewerkers. Dit bevordert ook effectiviteit en efficiency. Duidelijk onderscheiden verantwoordelijkheden bij de professionele partners in processen: wie doet wat, voor wie en wanneer.
6. Professioneel gedrag: opdrachtgever- en nemerschap, individuele prestaties en gezamenlijke reflectie, competenties om te kunnen aanspreken en te complimenteren en daar als ontvanger mee om te kunnen gaan, verantwoordelijkheid nemen om te ontwikkelen, kunnen verantwoorden vanuit een persoonlijke visie. Kortom: de pdca op persoonsniveau, noodzakelijk voor het functioneren van de pdca op hogeschoolniveau.
7. Appreciative Inquiry: in eerste instantie uitgaan van de aanwezige kracht en het bereikte succes als basis voor verantwoorden, verbeteren en vernieuwen. Dat geeft medewerkers ook veel meer energie dan ‘problemen oplossen’ (wat uiteindelijk natuurlijk wel moet gebeuren, maar je begint er niet mee).
8. Ambitieus: geen genoegen nemen met de middelmaat, een zesjescultuur’, hoog willen scoren op 'rankings', prijzen willen halen.
9. In één keer goed: niet alleen uit het oogpunt van efficiency, maar vooral ook vanuit de basis van gekwalificeerde medewerkers die meerwaarde creëren in goed georganiseerde processen. Door ‘verdiend vertrouwen’ is voortdurende controle niet nodig.