Help: een audit!

Een audit is een onderzoek naar de (gedocumenteerde) werkwijze in de organisatie. Samen met de auditor probeert u concrete verbeterpunten op te sporen. En ook al bent u tien keer geaudit, zo’n auditgesprek is en blijft altijd een beetje spannend.

De onderstaande tips helpen u om de audit tot een succes te maken.

  • Herkenbaar: in de weken voorafgaand aan de audit wilt u nog allerlei zaken rechtzetten. Doe dat alleen wanneer u het goed kunt doen en er later ook echt iets aan heeft; maak er geen ‘spelletje’ van. Realiseer u ook hoe dat intern overkomt.
  • Krijgt u de zaken niet meer goed voor elkaar, bepaal dan de noodzakelijk acties, leg dit schriftelijk vast en zet de acties uit. Laat dát aan de auditor zien en leg het even uit. Zo laat u zien dat u geen paniekvoetbal speelt, maar in staat bent zaken professioneel te managen – een kwaliteit die ook de auditor op waarde zal weet te schatten.
  • Ga tijdens de audit uit van uw eigen kracht en die van de organisatie. Wees overtuigd van de kwaliteit van de producten en diensten die u levert.
  • Zorg voor een opgeruimde werkplek waar u snel iets kunt vinden. Dat is overigens altijd handig… Ga op de dag van de audit gewoon aan uw werk.
  • Zorg ervoor dat u tijdens het gesprek zelf niet wordt gestoord door telefoontjes of voortdurend binnenlopende collega’s.
  • Blijf rustig, leg duidelijk uit hoe u werkt. Neem zoveel tijd als u daarvoor nodig denkt te hebben. De auditor kan immers zelf aangeven wanneer u te veel mocht uitweiden.
  • “Mag ik dat eens zien?” is een vraag die vaak wordt gesteld. En dan kan het voorkomen dat u net dát document niet kunt vinden. Ga dan vooral niet zenuwachtig zitten zoeken. Geef aan dat u het na afloop zult laten zien.
  • Wanneer iets u tijdens een auditgesprek helemaal niet zint of u begrijpt het allemaal niet meer, geef dat dan aan. Vraag even een ‘time out’. Dat recht hebt u!
  • Voel u nooit persoonlijk aangevallen: het gaat om de werkwijze, niet om uw persoonlijk functioneren.
  • Betrek zo nodig anderen in het gesprek. Vraag of u er iemand bij mag halen. Samen weet u altijd meer. En het gaat immers niet alleen om u.
  • Wanneer iets niet gaat zoals het eigenlijk hoort, geef dat dan gewoon toe. Draai er niet om heen.
  • Goed om te weten: door uw toedoen alleen kan de audit nooit mislukken. Tenzij u deel uitmaakt van de directie…
  • U mag altijd ergens op terugkomen, zowel tijdens als na de audit. Wacht er alleen niet te lang mee.

Hebt u vragen – nu of straks – stel ze dan. Domme vragen bestaan niet. Veel succes!

 
Reacties

Nog geen reacties.