Excel

Excel is misschien wel het mooiste programma uit de Office suite van Microsoft. U kunt er niet alleen mee rekenen (en hoe!), maar bijvoorbeeld ook gegevensbestanden, organogrammen en procesbeschrijvingen mee maken. Er zijn maar nauwelijks afzonderlijke tips nodig om het programma met plezier en succes te kunnen gebruiken. We hebben er enkele ontdekt:

Werkmappen in aparte vensters (versies vóór 2016)

Het komt voor dat u twee Excel-werkmappen naast elkaar wilt weergeven in aparte vensters. In Word kan dat door eenvoudigweg twee bestanden te openen. In Excel worden twee werkmappen standaard in eenzelfde hoofdvenster weergegeven. U kunt binnen dat venster via Beeld de werkmappen bijvoorbeeld boven of naast elkaar weergegeven. Ook is het mogelijk het hoofdvenster te vergroten. Maar zo handig als in Word is dat allemaal niet. Via een omweggetje kan het echter ook in Excel:

  • Open het eerste Excel-bestand zoals u dat gewend bent.
  • Open Excel voor een tweede keer door de Shift-toets in te drukken en op het Excel-programma icoontje te klikken (bijvoorbeeld een icoontje dat op de taakbalk is geplaatst).
  • Er opent zich nu een tweede venster voor Excel dat al los staat van het eerste venster. Het nieuwe venster staat waarschijnlijk achter het eerste.
  • Open in het nieuwe venster via Bestand, Openen het tweede Excel-bestand. De beide werkbladen staan nu geheel los van elkaar in aparte vensters en kunnen vrijelijk worden verschoven – ook over meerdere monitoren.

Rijen om en om arceren

Bij wat grotere tabellen met veel cijfers is het voor de leesbaarheid beter om de rijen om en om een andere achtergrondkleur te geven. De meestal niet zo fraaie tabellijnen per rij zijn dan ook niet meer nodig. In de nieuwste versies van Excel kan een celbereik als tabel worden gedefinieerd en is er ook een standaard opmaak beschikbaar om dit effect te realiseren. U kunt het ook rij-voor-rij handmatig doen; maar wanneer u later een rij tussenvoegt, kunt u overnieuw beginnen. Handiger is het dan om de arcering in te stellen met een Voorwaardelijke opmaak die geldt voor (bijvoorbeeld) alle even regels: “=REST(RIJ();2)=1”. De achtergrondkleur voor de oneven regels hoeft u niet apart in te stellen. Geef eenvoudigweg alle (even en oneven) regels in één keer dezelfde achtergrondkleur; u zult zien dat de voorwaardelijke opmaak met die andere achtergrondkleur voorrang krijgt.

Excel_01

Verkeerde toetsen herstellen

In Excel en andere programma’s komt het soms voor dat de definitie van het toetsenbord opeens is veranderd. U wilt bijvoorbeeld een ) intoetsen, maar krijgt op het scherm een ‘ te zien. Door de computer opnieuw op te starten, herstelt u deze onvolkomenheid. Maar het kan sneller: druk eenvoudigweg de Ctrl- en de Shift-toets tegelijk in, en u zult zien dat de toetsen weer doen wat u wilt. En daar zijn ze voor…

Sneltoetsen

Sneltoetsen zijn handig om bepaalde handeling snel (herhaaldelijk) uit te voeren. Nadeel is dat u ze moet onthouden. Bij de volgende toetscombinaties kan dat toch zeker de moeite waard zijn:

  • Meervoudige selectie: door de Ctrl-toets ingedrukt te houden kunt u meervoudige selecties van ook niet aaneengesloten cellen maken en bewerken.
  • Celeigenschappen: [Ctrl] + [1].
  • Meervoudig invoeren: selecteer de doelcellen, voer de gegevens in, druk tegelijk op [Ctrl] + [Enter].
  • Neerwaarts kopiëren: selecteer broncel + onderliggende doelcellen, druk tegelijk op [Ctrl] + [D] (van Down).
  • Bovenliggende cel overnemen: selecteer doelcel onder broncel, druk tegelijk [Ctrl] + [‘].
  • Celverwijzing absoluut maken (“$” invoegen): ga naar de formulebalk, klik op de celverwijzing en gebruik [F4] om “$” toe te voegen voor de rij én de kolom, of (nog een keer [F4]) alleen de rij, of (nog een keer [F4]) alleen de kolom.

Achteraf getalnotatie doorvoeren

Als u achteraf de getalnotatie van cellen wijzigt, worden de waarden die zijn opgeslagen als tekst niet omgezet naar getallen, datums en dergelijke. U dient de waarden in elke cel opnieuw in te voeren of als is-niet-tekst te ‘activeren’ (bijvoorbeeld met F2=Wijzigen). Nog handiger is de volgende werkwijze:

  • Geef de cellen (of de gehele kolom) de juiste Celeigenschappen.
  • Voeg een nieuwe kolom in, rechts van de kolom waarvan u de gegevens wilt omzetten.
  • Geef de nieuwe kolom de juiste Celeigenschappen.
  • Voer in de eerste cel van de nieuwe kolom een formule in met het formaat “= <linker cel>*1”.
  • Kopieer deze formule in alle cellen daaronder.
  • Kopieer nu alle cellen (of de gehele kolom) en plak met Plakken speciaal alleen de Waarden in de oorspronkelijke kolom.
  • Verwijder de ingevoegde kolom.

Verwijderen van macro’s

In een werkmap waarin ooit macro’s gestaan hebben, vindt men vaak nog sporen van deze macro’s terug. Dit is zeer hinderlijk, omdat Excel elke keer als deze werkmap geopend wordt, blijft vragen om de macro’s in te schakelen. Om de laatste sporen van deze macro’s te verwijderen, volgt u de volgende stappen:

  • Open de Visual Basic-editor (VB) met de toetsencombinatie [ALT] + [F11].
  • Kijk of u aan de linkerkant de projectverkenner ziet (een venster met de titel Project-VBAProject). Indien dit niet te vinden is, ga naar ‘Beeld’, en klik ‘Projectverkenner’ aan.
  • Deze Projectverkenner doet denken aan de verkenner van Windows. Zoek daarin de map met de naam ‘VBAProject (Map 1)’. Uiteraard zal de naam ‘Map 1’ hier vervangen zijn door de naam van uw eigen bestand.
  • Zoek onder deze map een map met de naam ‘Modules’. Alles wat zich in deze map bevind mag verwijderd worden. Klik hiervoor rechts op elk object (module) in deze map, en kies voor ‘verwijderen’.
  • Doe hetzelfde met de map ‘Klassemodules’, indien die bestaat in uw werkmap. Klik nu één voor één op alle overblijvende ‘Microsoft excel-objecten’, en verwijder alle programmacode die u in het rechtervenster ziet verschijnen.
  • Tot slot kunt u de VB-editor sluiten, en uw werkmap opslaan.

Cellen als afbeelding plakken

Zoals u misschien weet is het mogelijk koppelingen te leggen tussen bijvoorbeeld Word en Excel. Soms is het handiger cellen en/of grafieken uit Excel als afbeelding in een document te plaatsen. In de nieuwste versie van Excel is deze optie meteen zichtbaar bij Plakken. In eerdere versies van Excel is deze mogelijkheid wat verborgen, maar wel beschikbaar:

  • Selecteer in Excel de cellen of grafiek die u wilt kopiëren.
  • Houd de Shift-toets ingedrukt en kies onder Bewerken de optie Figuur kopiëren. N.B. Deze optie is alleen zichtbaar bij het indrukken van de Shift-toets.
  • Kies in het dialoogvenster Figuur kopiëren bij Vorm voor de optie Als op scherm en bij de optie Indeling voor Figuur.
  • Plak het gekopieerde nu in bijvoorbeeld een Word-document.

Koppelingen verwijderen

Bij het kopiëren van een werkblad naar een andere werkmap kunnen koppelingen naar de oorspronkelijke werkmap blijven bestaan. Hierdoor vraagt Excel bij het openen van het bestand altijd om koppelingen bij te werken naar het oorspronkelijke bestand. Soms is dit niet gewenst en wilt u de koppelingen kwijt. Oplossing:

  • 1. Kijk via het menu Bewerken en Koppelingen om welke koppelingen het gaat.
  • 2. Verwijder deze (wanneer dit niet lukt, gaat u naar stap 3). Sla het bestand op. Excel vraagt nu bij heropenen niet meer naar het bijwerken van koppelingen. Lukt dit niet, doe dan het volgende:
  • 3. Zoek in formules de koppelingen naar het oorspronkelijke bestand en zet deze om naar koppelingen binnen de werkmap.
  • 4. Wanneer alle koppelingen naar andere werkmappen zijn omgezet, herhaalt u Stap 2.

 
Reacties

Nog geen reacties.